不管你相信与否，您的代理可能经常带着相当的恐惧参加会议和培训课程。

这是因为，虽然您将此类活动视为提高员工技能的机会，作为改善服务并最终吸引更多客户的有益目的的一种手段，但您的顾问更有可能将这些活动视为对实现目标需要宝贵的时间，或者更糟糕的是，完全无聊。

继续阅读十二个简单的想法，让您的座席在会议期间保持快乐、投入和高效。

1. 以感激和对员工的保证来开场

首先也是最重要的，建议在会议开始时感谢与会者的出席。向他们保证，他们的时间受到重视，提前感谢他们的参与，并提醒他们，他们当天的工作目标已经调整，以考虑到离开办公桌的时间。

这样，您的顾问可能会更充分地关注会议的内容，而不是他们稍后将如何弥补损失的时间。

2. 允许代理分享任何更新、想法和疑虑

当然，您的代理已经互相认识（如果您有任何新的团队成员，请参阅下面的第 3 点），但这总是有助于让精神活力流动 - 并且作为奖励，建立长期的团队融洽关系 - 让每位成员都会发表自己选择的“开场白”。

这可以是任何事情，从他们在个人生活中所做的事情、任何最近的工作场所问题，或者他们希望从当前的会议中实现什么。结果将是一种轻松、愉快的氛围，您所提供的信息将更容易被吸收。

3. 介绍新的团队成员并让他们自我介绍

如果您确实有一位新的团队成员，那么向他们进行介绍（尽管很简短）总是一个好主意，并让他们有机会向团队介绍一下自己。

这可以是任何事情，从他们的个人爱好到他们以前的工作经历，或者他们决定加入你的公司的原因。

这不仅有助于激发整个小组在会议期间的兴趣；它还将有助于消除新员工进入团队时不可避免地出现的任何紧张或压抑。

但请注意，重要的是不要让您的新员工感到不舒服或“当场”。如果你这样做了，这次会议的最大收获将不是热情和见多识广的员工队伍，而是不幸的新员工的严重新学生综合症。

4. 通过简短的回顾让您的代理了解最新情况

为了新员工和长期员工的利益，在开始之前，简要回顾一下上次会议的要点和结果非常重要。

让我们面对现实吧，在我们参加会议的职业生涯中，我们都曾在某个时刻陷入过白日梦模式。我们都是人类，当我们的想象力开始漫游时，这是世界上最自然（有时也是最富有成效）的事情之一。然而，重要的商务会议很少是这种情况的理想场所。

幸运的是，您可以通过确保会议在一个水平、最新的基础上开始，让所有与会者都有必要的方向来防止这种情况发生。

5.使用令人难忘的多媒体和发人深省的材料

现在您已经全部投入其中，并为接下来的会议打下了良好的基础，是时候通过将您可以使用的任何多媒体工具融入到会议中来发挥创意了。音乐、视频、相关社交媒体帖子的屏幕截图——所有这些都将为您的会议提供所需的特色，从而为与会者带来积极且难忘的体验。

然而，有两个旁注：重要的是要确保

1. 上述任何社交媒体帖子都是真正令人感兴趣的（想一想：提及团队成员姓名的积极评论，而不是对整个公司的一般性评论）；和，

2. 如果你要给你的会议一个角色，让这个角色闪闪发光——例如，你可以通过在会议开始和结束时播放预先商定的“团队颂歌”曲目来运用温和的幽默感。

但请注意：谨慎选择。如果选择了错误的音乐——酒店接待处的音乐就是一个明显的例子——你会让后面的人变得尖锐起来。

6.用激励措施奖励关注

虽然最新的技术可以在保持特工注意力方面发挥奇迹，但不幸的事实是，在内心深处，最强大的激励往往是有形的激励。

这对于我们个人和以你的团队为缩影的社会来说都是如此，所以一定要给你的会议的与会者一个明确的、明显的关注理由。

这可能会采取根据会议内容进行测验的形式，并在会议结束时进行——获胜者可以在生日当天享受一天的年假，在他们选择的部门进行一个下午的见习，甚至只是额外的一半时间他们选择的一天休息一小时。

7.使用明亮、多彩的饼图和生动的象形图

无论是培训课程还是一般业务更新，一张又一张地展示沉闷、毫无生气的图表和屏幕截图不太可能激发观众的热情。

这并不是说不应传达详细信息，而是说应该以刺激感官的创造性、发人深省的方式来传达详细信息。明亮、多彩的饼图和动画象形图在任何一天都胜过传统的电子表格和文本段落。

8.提前检查你的设备

这似乎是理所当然的事情，但请务必携带您需要的所有材料和笔记参加您的会议，并确保您计划使用的任何设备事先经过测试，以防止任何不必要的混乱并维护您作为一个有组织且高效的个人的声誉。

如果你准备不足，你的员工可能会对你的效率失去信心，自然而然地就会不太注意你要说的话——无论是在目前的情况下，还是在以后的情况下，令人担忧的是。

9. 会议尽可能紧凑、信息丰富且简洁

最好明智地组织会议并保持观点简洁。

向与会者坦诚告知会议议程以及会议持续时间，将有助于他们做好心理准备，在特定时间内将注意力集中在您身上。

但是，请务必确保您对它们持现实态度；如果你超出约定的时间超过几分钟，他们的注意力很快就会开始下降。

考虑到这一点，最好巧妙地组织会议并保持观点简洁，以便可以在尽可能短的时间内有效地呈现更多信息

10.定期休息，保持活跃，随时补充大脑能量

即使是最热情、最喜欢喝咖啡的员工的耐心也不是无限的。长时间的倾听和记笔记是一项耗费精力的工作——当然，呈现信息也是如此。经过一两个小时的集中注意力后，你的特工以及你自己的注意力几乎肯定会减弱。

为了让你自己和你的座席保持新鲜感，一定要经常休息——每两个小时十五分钟是一个很好的经验法则——并考虑在手边准备点心和水壶。毕竟，脱水的大脑在吸收新信息方面并不是最佳状态。

对于长达二十分钟的非常短的会议，让工作人员在整个过程中站着而不是坐着可能会很有用。

这是因为站立时，他们的身体和思想往往不太容易过度放松，从而使他们更加警觉。但请务必谨慎使用这种方法，如果团队中有任何人残疾或受伤，请完全避免使用这种方法。

11. 通过跟进上次会议的工作人员请求来表明您的关心

在会议初期，请务必展示您如何倾听与会者在上一次聚会中提出的任何问题并采取行动。

在修复客户不断抱怨的 IVR 脚本、制定新的奖金计划或更换上个月坏掉的茶点机方面，您取得了哪些进展？

当您的团队成员知道您真诚地关心并将解决他们提出的问题时，他们将更有可能在本次会议以及未来的会议中通过更多的关注和参与来回报您的支持。

12. 让你的员工参与制定下一次会议的议程

会议即将结束时，请务必邀请所有座席提出问题、分享反馈，以及最重要的是帮助制定下一次会议的议程，以表达您的谢意。

如果您的员工明白他们的意见和建议受到赞赏，并且他们可以帮助塑造企业的未来，他们将更有可能期待并参与下一次会议。

请记住：当您的员工开始感觉自己像机器上不露面且无关紧要的齿轮时，他们在各方面的热情就会下降。现实情况是，他们确实是各自领域的专家，并且应该知道您也知道这一点。