业务流程管理不仅仅是大公司的一个大概念。这是一项有价值的技术，小企业，甚至是SoloPrineurs，都可以轻松实施，以增加销售额和利润。在您的企业中，有一些现成的方法可以自动化流程并简化系统，但这些方法并不总是显而易见的。

4自动化流程和优化系统的隐藏方式让您了解即使是最小的企业也可以访问业务流程管理，以下是您业务中通常具有流程自动化或显著优化潜力的四个领域。

1。使用云，例如，您有一个多人需要访问的电子表格。也许办公室里有人输入了销售人员在路上需要访问的新信息。两者都需要更新。

如果它加载到云上，它总是最新的，并且您已经消除了两件事：

1–当文件在本地计算机上时，您会得到的时间延迟。

2–一项任务。您不再需要手动更新或同步文件。

Microsoft Office和Google Docs可以轻松地随时更新此类文档。

另一个例子：如果您的联系人管理系统、发票或订购系统位于不同的本地计算机上，则必须定期同步这些系统才能有效。考虑切换到基于云的服务，或者找出哪些集成可以自动为您实现这一点。（更多信息请参见下文。）基于云的应用程序上的客户信息始终是最新的，任何员工都可以从任何地方访问。

如今，在线上有数百个“软件即服务”（SAAS）应用程序可用。他们可以简化几乎任何可以想象的业务流程，包括客户支持和营销。

2。在你当前的软件中使用自动化功能有各种各样的研究讨论未充分利用的软件的成本。其中一位来自1E，研究了四年内129家公司360万台计算机上的1800种软件。每台电脑的平均浪费约为259美元。

好吧，无可否认这是一个很大的浪费，但让我们看看它的价值。首先，我怀疑无论每家公司付出多少成本，都有大量的回报远远超过了最初的投资。有时，该程序的一个功能可能会带来巨大的价值。

关于您的软件，最好问的问题之一是“有哪些功能可以帮助我自动化或简化特定流程。”

例如，您可以查看Word的使用情况，可能会发现200个您不使用的功能。这会让你疯狂地试图找出如何不浪费所有这些功能！

然而，如果你有一个想要简化的过程，请查看与该过程相关的单词用法。例如，假设您每周向本地客户和潜在客户发送大量小型邮件。在谷歌上搜索“如何用Word自动发送邮件”，你会看到关于“邮件合并”的文章列表通过阅读，你会发现，如果你不知道如何使用合并字段，那么每次发送邮件都会浪费大量时间和精力。通过学习一个功能，比如合并字段，你可以每周节省几个小时。

再多搜索一点，你就会发现Microsoft Flow通过自动化应用程序和服务之间的工作流，让你更进一步。目前，他们拥有可处理100多个服务的模板。让我们进一步以邮件合并信件为例。假设你每周都把这些信件寄出去，然后在你的联系人管理系统中做一个记录，或者如果它们是新联系人，你就把它们添加到系统中。使用Flow，您可以将它们自动保存为Dynamics CRM中现有联系人的备忘（如果您正在使用的话），也可以将它们自动添加为新联系人。

带来向我们介绍下一个现成的过程自动化资源。

3。使用集成大多数企业使用多个软件和在线应用程序来管理业务。一般来说，这些都是根据当时的需要，随着时间的推移而落实到位的。接下来，这些应用程序会变成孤立的任务。有人的工作是在应用程序1上执行任务A，在应用程序2上执行任务B，等等。

有时一个应用程序中的数据需要输入到另一个应用程序中。例如，客户填写web表单，但必须手动将其输入数据库。这两个应用程序互不通信。技术水平更高的员工会找到一种方法，通过从一个应用程序下载数据并上传到另一个应用程序中来半自动化流程。

然而，如今有了一种业务流程自动化软件，它可以让您的所有应用程序和设备自动相互通信，而无需人工干预。两个这样的应用是Zapier和IFTTT。IFTTT将集成600多个应用，Zapier处理1000多个应用。

当我第一次发现Zapier时，我对那个之前让我开发定制软件以集成各种应用程序的家伙感到愤怒。没必要。曾几何时，大多数程序都需要定制软件和API。今天不是这样。

如果您正在手动执行一项任务，除了必要的客户联系之外，我相信您可以将其自动化，或者在最坏的情况下，减少所涉及的步骤或所需的时间。

有了我刚才提到的两个流程自动化软件应用程序，您可能可以在业务中集成几乎任何东西。例如，这个网站位于Hubspot，我的CRM是Infusionsoft，它们彼此不通信。因此，我使用Zapier将在Hubspot中创建的新联系人添加到Infusionsoft中。我甚至不打算列出更多的例子，因为这个列表可以长达数页。

Zapier简单直观。无需编码或软件经验，但您必须熟悉所有希望集成的应用程序。IFTTT适用于更高级的用户。

4。挖掘员工的专业知识您的员工拥有丰富的信息、观点和专业知识。至少有三种方法可以挖掘这些信息，帮助您改进流程。

答：看看你的员工工作效率很可能某些员工的工作效率一直高于其他员工。也许他们完成某些任务的流程比其他团队成员更高效。如果是这样的话，把他们的方式融入你的新流程中。

b.记录并映射您当前的流程让您的团队详细描述他们如何完成与您希望改进的流程相关的所有任务。当你把它写出来并以图形化的方式映射这些过程时，你会更容易发现多余或低效的做法，然后可以消除或改进这些做法。也更容易发现可以同时完成而不是按顺序完成的任务。

c.征求反馈向每位员工征求关于如何改进任务的反馈。也许他们是以某种（也许效率低下）的方式来做的，因为他们被告知要这样做。当你得到每个人的意见时，你可以得到一些改进流程的好主意。

人们自然会思考如何更好地完成工作，尤其是如果这能让他们的生活更轻松的话。然而，取决于你公司的文化，他们谈论这件事可能并不自然。

此外，与员工一起改进流程的行为可能会暂时提高生产率。他们感觉自己是团队的一部分，在你推出新流程时，你会得到他们的认可。

结论——业务流程自动化的好处即使是最小的企业也可以立即开始自动化其流程。云让你可以随时随地轻松同步和访问公司的所有资源。您当前的软件中有一些未使用的功能，可以帮助您自动化流程和优化系统。除此之外，还有一些集成可供出租你的所有应用程序和设备都会相互通信，从而消除了手动更新。定期检查你和你的员工所做的每一项任务，并获得大量反馈。

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